Perkenalkan

Foto Saya
Seorang mahasiswi di pharmacy academy Al-Fatah Bengkulu. I'm Not Perfect But I'm Limited Edition \(´ー`)┌ Semoga sesuatu yang ditulis di laman ini bisa membantu kawan-kawan semua, jangan lupa tinggalkan komentar ya :) Bisa hubungi saya via twitter ataupun facebook. Terimakasih

Follow aku di twitter

Distribusi OBAT dan ALKES di IFK Bengkulu



BAB I
PENDAHULUAN


a.      Latar Belakang
Tata cara pendistribusian:-pihak puskesmas/rumah sakit datang ke Infalkes dengan membawaLPLPO  yang sudah  di  tandatangani  oleh  kepala  masin masing instansi yang bersangkutan, sub bagian pengadaan, dan sub unit bagian gudang instansi masing- masing. Pihak infalkes akan menyediakan obat – obat yang di butuhkan oleh pihak Instansiyang bersangkutan pada saat itu.
Kemudian mendistribusikannya.-Infalkes akan memberikan tanda terima kepada pihak instansi yang bersangkutandan pihak instansti tersebut harus menandatangani bukti tanda terima tersebut. Sistem pendistribusiaan menggunakan sistem FIFO (Frist In frist Out) dimana barangyang datang terlebih dahulu akan di distribusikan terlebih dahulu, dan sitem FEFO (FirstExpired Date First out) yaitu barang yang memiliki ED pendek / mendekati tanggal EDakan di keluarkan terlebih dahulu.Selama satu tahun, di Infalkes ada dua kali distribusi ke puskesmas dan rumah sakit, yakni pada bulan January – February dan bulan Juli – Agustus.Dan juga secara insidentil, yaitukebutuhan barang mendadak dari puskesmas dan rumah sakit, selama persediaan masihada, pihak infalkes harus menyediakannya.Setelah Infalkes mendistribusikan sediaan farmasi kepada pukesmas dan rumahsakit, pihak infalkes akan memasukkan jum lah barang yang keluar ke dalam kartu stock dan menghitung sisa yang ada di gudang.
Instalasi Farmasi bertanggung jawab pada penggunaan obat yang aman di Rumah Sakit, Puskesmas, maupun distribusi ke tempat lain. Tanggung jawab ini meliputi seleksi, pengadaan, penyimpanan, penyiapan obat untuk dikonsumsi dan distribusi obat ke daerah perawatan penderita. Berkaitan dengan tanggung jawab penyampaian dan distribusi obat dari IF ke daerah perawatan pasien maka dibuat sistem distribusi obat.
Sistem distribusi obat adalah suatu proses penyerahan obat sejak setelah sediaan disiapkan oleh IF, dihantarkan kepada perawat, dokter atau profesional pelayanan kesehatan lain untuk diberikan kepada penderita. Sistem pendistribusian obat yang dibuat harus mempertimbangkan efisiensi penggunaan sarana, personel, waktu dan mencegah kesalahan atau kekeliruan. Sistem ini melibatkan sejumlah prosedur, personel dan fasilitas.
Suatu sistem distribusi obat yang efisien dan efektif harus dapat memenuhi hal-hal beriku:
1.      Ketersediaan obat yang tetap terpelihara
2.      Mutu dan kondisi obat/ sediaan obat tetap stabil selama proses distribusi.
3.      Meminimalkan kesalahan obat dan memaksimalkan keamanan pada penderita.
4.      Meminimalkan obat yang rusak atau kadaluwarsa.
5.      Efisiensi penggunaan SDM.
6.      Meminimalkan pencurian dan atau kehilangan obat.
7.      IF mempunyai semua akses dalam semua tahap proses distribusi untuk pengendalian      pengawasan dan penerapan pelayanan farmasi klinik.
8.      Terjadinya interaksi profesional antara apoteker, dokter, perawat, dan penderita.
9.      Meminimalkan pemborosan dan penyalahgunaan obat
10.  Harga terkendali.
11.  Peningkatan penggunaan obat yang rasional.
Sistem transpor obat dari IF harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1.      Produk obat harus terlindung dari kerusakan dan pencurian selama proses transportasi.
2.      Sistem transpor tidak merusak atau memperlambat penyampaian obat ke penderita.
3.    Dalam sistem transpor, pengecekan obat dilakukan sebelum obat dibawa dari IF, periksa kecocokan jenis obat dan kuantitasnya dengan resep. Lakukan pemeriksaan ulang saat obat tiba dan diterima di unit perawat.
4.      Prosedur dari IF ke daerah penderita harus terdokumentasi.
           Metode Distribusi Obat Berdasarkan Ada atau Tidaknya Satelit Farmasi
1.   Sistem Pelayanan Terpusat (Sentralisasi) Sentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan pada satu tempat yaitu instalasi farmasi. Pada sentralisasi, seluruh kebutuhan perbekalan farmasi setiap unit pemakai baik untuk kebutuhan individu maupun kebutuhan barang dasar ruangan disuplai langsung dari pusat pelayanan farmasi tersebut. Resep orisinil oleh perawat dikirim ke IF, kemudian resep itu diproses sesuai dengan kaidah ”cara dispensing yang baik dan obat disiapkan untuk didistribusikan kepada penderita tertentu.” Keuntungan sistem ini adalah:
1)      Semua resep dikaji langsung oleh apoteker, yang juga dapat memberi informasi kepada perawat berkaitan dengan obat pasien,
2)      Memberi kesempatan interaksi profesional antara apoteker-dokter-perawat-pasien,
3)      Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat atas persediaan,
4)      Mempermudah penagihan biaya pasien. Permasalahan yang terjadi pada penerapan tunggal metode ini di suatu rumah sakit yaitu sebagai berikut:
-          Terjadinya delay time dalam proses penyiapan obat permintaan dan distribusi obat ke pasien yang cukup tinggi,
-                  Jumlah kebutuhan personel di Instalasi Farmasi Rumah Sakit meningkat,
-                  Farmasis kurang dapat melihat data riwayat pasien (patient records) dengan cepat.
-     Terjadinya kesalahan obat karena kurangnya pemeriksaan pada waktu penyiapan komunikasi. Sistem ini kurang sesuai untuk rumah sakit yang besar, misalnya kelas A dan B karena memiliki daerah pasien yang menyebar sehingga jarak antara Instalasi Farmasi Rumah Sakit dengan perawatan pasien sangat jauh.
2.      Sistem Pelayanan Terbagi (Desentralisasi)
Desentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang mempunyai cabang di dekat unit perawatan/pelayanan. Cabang ini dikenal dengan istilah depo farmasi/satelit farmasi. Pada desentralisasi, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi ruangan tidak lagi dilayani oleh pusat pelayanan farmasi. Instalasi farmasi dalam hal ini bertanggung jawab terhadap efektivitas dan keamanan perbekalan farmasi yang ada di depo farmasi.

b.      Tujuan
Adapun tujuan kami dalam membuat makalah yang berjudul Distribusi Obat dan Alat Kesehatan di IFK Provinsi, Kabupaten/kota Bengkulu secara umum adalah untuk memenuhi tugas Manajemen Farmasi Pengadaan dan Akutansi  dan secara khusus adalah untuk memahami kegiatan apa saja yang dilakukan oleh IFK Provinsi, Kabupaten/kota khususnya yang ada di Provinsi Bengkulu terkait dengan pendistribusian obat dan alat kesehatan.

c.       Rumusan Masalah
Adapun  rumusan masalah yang timbul dalam makalah yang berjudul Distribusi Obat dan Alat Kesehatan di IFK Provinsi, Kabupaten/kota ini adalah :
1.      Apa yang dimaksud dengan distribusi, khususnya dalam IFK?
2.      Apa tujuan distribusi obat dan alat kesehatan?
3.      Seperti apa kegiatan distribusi obat dan alat kesehatan?
4.      Bagaimana tatacara pendistribusian obat?
5.      Bagaimana dengan pencatatan harian pengeluaran obat ?
6.      Apa saja kegiatan yang dapat dilakukan?


BAB II
PEMBAHASAN

A.    Deskripsi
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat, terjamin keabsahan, tepat jenis dan jumlah secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Distribusi obat dilakukan agar persediaan jenis dan jumlah yang cukup sekaligus menghindari kekosongan dan menumpuknya persediaan serta mempertahankan tingkat persediaan obat.

B.     Tujuan Distribusi
1.      Terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan.
2.      Terjaminnya mutu obat dan perbekalan kesehatan pada saat pendistribusian
3.      Terjaminnya kecukupan dan terpeliharanya penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan.
4.      Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program kesehatan.
5.      Efisiensi pengeluaran dana di unit pelayanan kesehatan.

C.    Kegiatan Distribusi
Kegiatan distribusi obat di Kabupaten/ Kota terdiri dari :
1.      Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan.
2.      Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat untuk :
a.       Program kesehatan
b.      Kejadian Luar Biasa (KLB)
c.       Bencana (alam dan sosial)
1)      Kegiatan Distribusi Rutin
Perencanaan Distribusi
Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota merencanakan dan melaksanakan pendistribusian obat ke unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya serta sesuai kebutuhan. Untuk itu dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
a.      Perumusan stok optimum
Perumusan stok optimum persediaan dilakukan dengan memperhitungkan siklus distribusi rata-rata pemakaian, waktu tunggu serta ketentuan mengenai stok pengaman. Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasuk rencana tingkat persediaan, didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap jenis obat di setiap unit pelayanan kesehatan. Penghitungan stok optimum dilakukan oleh Instalasi Farmasi Kab/Kota. Contoh Perhitungan :
Stok optimum = pemakaian obat dalam satu periode tertentu + stok pengaman + waktu tunggu.
1.      Pemakaian waktu tertentu = 2500 tablet ( a )
2.      Stok Pengaman (Buffer stock) 10 % = 250 tablet ( b )
3.      Sisa stok per 31 desember = 100 tablet ( d )
4.      Waktu tunggu (Lead time) 10 % x 2500 = 250 tablet ( c )

STOK OPTIMUM = ( a + b + c )
= 2500 + 250 + 250 = 3000 tablet

PERMINTAAN = ( a + b + c ) – d
= ( 2500 + 250 + 250 ) – 100
= 2900 tablet

Pada akhir periode distribusi akan diperoleh persediaan sebesar stok pengaman di setiap unit pelayanan kesehatan. Rencana tingkat persediaan di IFK adalah rencana distribusi untuk memastikan bahwa persediaan obat di IFK cukup untuk melayani kebutuhan obat selama periode distribusi berikutnya. Posisi persediaan yang direncanakan tersebut di harapkan dapat mengatasi keterlambatan permintaan obat oleh unit pelayanan kesehatan atau pengiriman obat oleh IFK Kabupaten/ Kota.

b.      Penetapan frekwensi pengiriman obat ke unit pelayanan
Frekuensi pengiriman obat ke unit pelayanan ditetapkan dengan memperhatikan :
1.      Anggaran yang tersedia
2.      Jarak dan kondisi geografis dari IFK ke UPK
3.      Fasilitas gudang UPK
4.      Sarana yang ada di IFK

c.       Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman
Agar alokasi biaya pengiriman dapat dipergunakan secara efektif dan efisien maka IFK perlu membuat peta lokasi dari unit-unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya. Hal ini sangat diperlukan terutama untuk pelaksanaan distribusi aktif dari IFK. Jarak (km) antara IFK dengan setiap unit pelayanan kesehatan dicantumkan pada peta lokasi. Dengan mempertimbangkan jarak, biaya transportasi atau kemudahan fasilitas yang tersedia, dapat ditetapkan rayonisasi dari wilayah pelayanan distribusi.
Disamping itu dilakukan pula upaya untuk memanfaatkan kegiatankegiatan tertentu yang dapat membantu pengangkutan obat ke UPK misalnya kunjungan rutin petugas Kabupaten ke UPK, pertemuan dokter Puskesmas yang diselenggarakan di Kabupaten/Kota dan sebagainya.
Atas dasar ini dapat ditetapkan jadwal pengiriman untuk setiap rayon distribusi misalnya ada rayon distribusi yang dapat dilayani sebulan sekali, ada rayon distribusi yang dapat dilayani triwulan dan ada yang hanya dapat dilayani tiap enam bulan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Membuat daftar rayon dan jadwal distribusi tiap rayon berikut dengan nama unit pelayanan kesehatan di rayon tersebut lengkap dengan nama dokter Kepala UPK serta penanggung jawab pengelola obatnya.

2)      Kegiatan Distribusi Khusus
Kegiatan distribusi khusus di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota dilakukan sebagai berikut:
a.       Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota dan pengelola program Kabupaten/ Kota, bekerjasama untuk mendistribusikan masing-masing obat program yang diterima dari propinsi, kabupaten/ kota.
b.      Distribusi obat program ke Puskesmas dilakukan oleh IFK atas permintaan penanggung jawab program, misalnya pelaksanaan program penanggulangan penyakit tertentu seperti Malaria, Frambusia dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program kepada IFK Kabupaten/ Kota tanpa melalui Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus membuat permintaan dan laporan pemakaian obat yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
c.       Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada penderita di lokasi sasaran, diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat, bilamana ada sisa obat harus dikembalikan ke Puskesmas yang bersangkutan. Khusus untuk Program Diare diusahakan ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang penyediaannya diatur oleh Puskesmas.
d.      Untuk KLB dan bencana alam, distribusi dapat dilakukan melalui permintaan maupun tanpa permintaan oleh Puskesmas. Apabila diperlukan, Puskesmas yang wilayah kerjanya terkena KLB/Bencana dapat meminta bantuan obat kepada Puskesmas terdekat.



D.    Tata Cara Pendistribusian Obat
1.      IFK Kabupaten/ Kota melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas dan di wilayah kerjanya sesuai kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan.
2.      Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya.
3.      Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari IFK ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan Kepala Puskesmas yang membawahinya. Tata cara distribusi obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan cara penyerahan oleh IFK ke Unit Pelayanan Kesehatan, pengambilan sendiri oleh UPK di IFK, atau cara lain yang ditetapkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota.
4.      Tata cara pengiriman obat ke unit pelayanan kesehatan dapat dilakukan dengan cara penyerahan yaitu pengiriman dan pengawasan. Pengiriman obat dilakukan oleh farrnasi. Cara lain adalah dengan pengambilan bila puskesmas/rumah sakit mengatur sendiri pengabilan obat dari gudang farmasi.
5.      Obat-obat yang akan dikirim ke puskesmas atau rumah sakit harus disertai dengan dokumen penyerahan atau pengiriman obat.
6.      Sebelum dilakukan pengepakan atas obat yang akan dikirim maka perlu dilakukan pemeriksaan terhadap,
a)      Jenis dan jumlah obat 
b)      Kualitas atau kondisi obat
c)      Isi kemasan, kekuatan sediaan
d)     Kelengkapan dan kebenaran dokumen obat
7.      Tiap pengeluaran obat dari gudang farmasi harus segera dicatat pada kartu stock dan kartu stock induk obat serta buku harian pengeluaran obat.

E.     Pencatatan Harian Pengeluaran Obat
Obat yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan dibukukan pada Buku Harian Pengeluaran Obat sesuai data obat dan dilakukan dokumentasi.

F.     Fungsi
Sebagai dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran, baik mengenai data obat maupun dokumen yang menyertai pengeluaran obat tersebut.

G.    Kartu Rencana Distribusi
Fungsi :
a.       Sebagai lembar kerja bagi penyusunan rencana distribusi dan pengendalian distribusi
b.      Sebagai sumber data dalam melakukan kegiatan distribusi ke unit pelayanan
Kartu Rencana Distribusi terdiri dari :
¡  Bagian A Ekspedisi.
¡  Bagian B Kartu/Buku monitoring distribusi per UPK.

Pencatatan Harian Pengeluaran Obatàdokumen yang memuat catatan pengeluaran baik data obat maupun dokumen yang menyertai

H.    Informasi yang didapat
1.      Data obat yang dikeluarkan, nomor dan tanggal dokumen yang menyertainya.
2.      Unit penerima obat.

I.       Manfaat Informasi yang didapat
Sebagai sumber data untuk perencanaan dan pelaporan.

J.      Kegiatan yang harus dilakukan
Lakukan pengisian sesuai petunjuk pengisian.
1.      Petugas penyimpanan dan penyaluran mengelola dan mencatat pengeluaran obat di Buku Harian Pengeluaran Obat (Formulir IV).
2.      Buku Harian Pengeluaran Obat memuat semua catatan pengeluaran obat, baik mengenai data obat maupun catatan dokumen obat tersebut.
3.      Buku Catatan Harian Pengeluaran Obat ditutup tiap hari dan dibubuhi paraf/tanda tangan Kepala IFK.
4.      Kolom buku harian pengeluaran obat diisi sebagai berikut:
a.       Nomor urut sesuai dengan pengeluaran obat
b.      Tanggal pengeluaran barang
c.       Nomor tanda bukti pengeluaran baik yang berupa surat kiriman dan tanggal dokumen tersebut
d.      Nama perusahaan pengirim
e.       Jumlah item obat
f.       Total harga
g.      Keterangan


BAB III
PENUTUP

a.      Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat disimpulkan dalam makalah yang membahas mengenai distribusi obat dan alat kesehatan di ifk provinsi, kabupaten/kota adalah,
1.      Perencanaan distribusi terbagi menjadi dua yaitu reguler dan khusus
2.      Tata cara distribusi :
-          Distribusi à Puskesmas dan Rumah Sakit di wilayah kerjanya.
-          Puskesmas Induk mendistribusikan Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-unit Pelayanan Kesehatan lainnya.
-          IFK bisa  langsung mendistribusikan ke  Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi.
-          Pull distribution atau push distribution.
-   Obat-obatan yang akan dikirim sertai dengan dokumen penyerahan/pengiriman obat.
-       Sebelum  pengepakan  obat-obatan yang akan dikirim, lakukan pemeriksaan.
-          Tiap pengeluaran obat dicatat pada kartu stok obat dan kartu stok induk obat serta Buku Harian Pengeluaran Obat.
3.      Distribusi obat dilakukan agar persediaan jenis dan jumlah yang cukup sekaligus menghindari kekosongan dan menumpuknya persediaan serta mempertahankan tingkat persediaan obat.

b.      Saran
Demikianlah hasil pembahasan dalam makalah sekaligus laporan mengenai Distribusi Obat dan Alkes IFK Kabupaten/Kota , diharapkan pembaca sekalian dapat memaklumi apabilah masih terdapat kekurangan dalam pembuatan makalah ini. Pembaca sekalian yang menjadikan makalah ini sebagai panduan dalam membuat makalah selanjutnya, maka diharapkan dapat melengkapi referensi yang berkaitan dengan bahasan. Kritik dan saran dari pembacapun sangat kami harapkan, guna perbaikan dimasa mendatang. Akhir kata kami ucapkan terimakasih.



DAFTAR PUSTAKA

Materi Pelatihan Manajemen Kefarmasian di instalasi Farmasi Kabupaten/Kota.2010.
Direktorat bina obat publik dan perbekalan kesehatan Direktorat jenderal bina kefarmasian dan alat kesehatan Kementerian kesehatan RI.
Bekerja sama dengan japan International Coorperation Agency (JICA).
Manajemen Farmasi dan Administrasi Farmasi SMF.

Leave a Reply

Add aku di facebook

Followers

Search

Diberdayakan oleh Blogger.