BAB I
PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Tata cara
pendistribusian:-pihak puskesmas/rumah sakit
datang ke Infalkes dengan membawaLPLPO
yang sudah di
tandatangani oleh kepala masin masing instansi yang
bersangkutan, sub bagian pengadaan, dan sub unit bagian gudang
instansi masing- masing. Pihak infalkes akan
menyediakan obat – obat yang di butuhkan oleh pihak Instansiyang
bersangkutan pada saat itu.
Kemudian mendistribusikannya.-Infalkes akan memberikan tanda terima kepada
pihak instansi yang bersangkutandan pihak instansti tersebut harus
menandatangani bukti tanda terima tersebut. Sistem pendistribusiaan menggunakan
sistem FIFO (Frist In frist Out) dimana barangyang
datang terlebih dahulu akan di distribusikan terlebih dahulu, dan
sitem FEFO (FirstExpired Date First out) yaitu barang yang memiliki ED
pendek / mendekati tanggal EDakan di keluarkan terlebih dahulu.Selama
satu tahun, di Infalkes ada dua kali distribusi ke puskesmas dan rumah sakit,
yakni pada bulan January – February dan bulan Juli – Agustus.Dan juga
secara insidentil, yaitukebutuhan barang mendadak dari puskesmas dan rumah
sakit, selama persediaan masihada, pihak infalkes harus menyediakannya.Setelah Infalkes mendistribusikan sediaan farmasi kepada pukesmas
dan rumahsakit, pihak infalkes akan memasukkan jum lah barang yang keluar ke dalam kartu stock dan menghitung sisa yang ada di gudang.
Instalasi Farmasi bertanggung jawab pada
penggunaan obat yang aman di Rumah Sakit, Puskesmas, maupun distribusi ke
tempat lain. Tanggung jawab ini meliputi seleksi, pengadaan, penyimpanan,
penyiapan obat untuk dikonsumsi dan distribusi obat ke daerah perawatan
penderita. Berkaitan dengan tanggung jawab penyampaian dan distribusi obat dari
IF ke daerah perawatan pasien maka dibuat sistem distribusi obat.
Sistem distribusi obat adalah suatu proses
penyerahan obat sejak setelah sediaan disiapkan oleh IF, dihantarkan kepada
perawat, dokter atau profesional pelayanan kesehatan lain untuk diberikan
kepada penderita. Sistem pendistribusian obat yang dibuat harus
mempertimbangkan efisiensi penggunaan sarana, personel, waktu dan mencegah
kesalahan atau kekeliruan. Sistem ini melibatkan sejumlah prosedur, personel
dan fasilitas.
Suatu sistem distribusi obat yang efisien dan
efektif harus dapat memenuhi hal-hal beriku:
1. Ketersediaan obat yang tetap terpelihara
2. Mutu dan kondisi obat/ sediaan obat tetap
stabil selama proses distribusi.
3. Meminimalkan kesalahan obat dan memaksimalkan
keamanan pada penderita.
4. Meminimalkan obat yang rusak atau kadaluwarsa.
5. Efisiensi penggunaan SDM.
6. Meminimalkan pencurian dan atau kehilangan
obat.
7. IF mempunyai semua akses dalam semua tahap
proses distribusi untuk pengendalian
pengawasan dan penerapan pelayanan farmasi klinik.
8. Terjadinya interaksi profesional antara
apoteker, dokter, perawat, dan penderita.
9. Meminimalkan pemborosan dan penyalahgunaan obat
10. Harga terkendali.
11. Peningkatan penggunaan obat yang rasional.
Sistem
transpor obat dari IF harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Produk obat harus terlindung dari kerusakan dan
pencurian selama proses transportasi.
2. Sistem transpor tidak merusak atau memperlambat
penyampaian obat ke penderita.
3. Dalam sistem transpor, pengecekan obat
dilakukan sebelum obat dibawa dari IF, periksa kecocokan jenis obat dan
kuantitasnya dengan resep. Lakukan pemeriksaan ulang saat obat tiba dan
diterima di unit perawat.
4. Prosedur dari IF ke daerah penderita harus
terdokumentasi.
Metode
Distribusi Obat Berdasarkan Ada atau Tidaknya Satelit Farmasi
1. Sistem Pelayanan Terpusat (Sentralisasi) Sentralisasi adalah sistem
pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan pada satu tempat yaitu
instalasi farmasi. Pada sentralisasi, seluruh kebutuhan perbekalan farmasi
setiap unit pemakai baik untuk kebutuhan individu maupun kebutuhan barang dasar
ruangan disuplai langsung dari pusat pelayanan farmasi tersebut. Resep orisinil
oleh perawat dikirim ke IF, kemudian resep itu diproses sesuai dengan kaidah
”cara dispensing yang baik dan obat disiapkan untuk didistribusikan kepada
penderita tertentu.” Keuntungan sistem
ini adalah:
1) Semua resep dikaji langsung oleh apoteker, yang
juga dapat memberi informasi kepada perawat berkaitan dengan obat pasien,
2) Memberi kesempatan interaksi profesional antara
apoteker-dokter-perawat-pasien,
3) Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat atas
persediaan,
4) Mempermudah penagihan biaya pasien. Permasalahan yang terjadi pada
penerapan tunggal metode ini di suatu rumah sakit yaitu sebagai berikut:
- Terjadinya
delay time dalam proses penyiapan obat permintaan dan distribusi obat ke pasien
yang cukup tinggi,
- Jumlah
kebutuhan personel di Instalasi Farmasi Rumah Sakit meningkat,
- Farmasis
kurang dapat melihat data riwayat pasien (patient records) dengan cepat.
- Terjadinya
kesalahan obat karena kurangnya pemeriksaan pada waktu penyiapan komunikasi. Sistem
ini kurang sesuai untuk rumah sakit yang besar, misalnya kelas A dan B karena
memiliki daerah pasien yang menyebar sehingga jarak antara Instalasi Farmasi
Rumah Sakit dengan perawatan pasien sangat jauh.
2. Sistem Pelayanan Terbagi (Desentralisasi)
Desentralisasi adalah sistem pendistribusian
perbekalan farmasi yang mempunyai cabang di dekat unit perawatan/pelayanan.
Cabang ini dikenal dengan istilah depo farmasi/satelit farmasi. Pada
desentralisasi, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi ruangan
tidak lagi dilayani oleh pusat pelayanan farmasi. Instalasi farmasi dalam hal
ini bertanggung jawab terhadap efektivitas dan keamanan perbekalan farmasi yang
ada di depo farmasi.
b. Tujuan
Adapun
tujuan kami dalam membuat makalah yang berjudul Distribusi Obat dan Alat
Kesehatan di IFK Provinsi, Kabupaten/kota Bengkulu secara umum adalah untuk
memenuhi tugas Manajemen Farmasi Pengadaan dan Akutansi dan secara khusus adalah untuk memahami
kegiatan apa saja yang dilakukan oleh IFK Provinsi, Kabupaten/kota khususnya
yang ada di Provinsi Bengkulu terkait dengan pendistribusian obat dan alat
kesehatan.
c. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah yang timbul dalam makalah
yang berjudul Distribusi Obat dan Alat Kesehatan di IFK Provinsi,
Kabupaten/kota ini adalah :
1.
Apa yang dimaksud dengan distribusi,
khususnya dalam IFK?
2.
Apa tujuan distribusi obat dan alat
kesehatan?
3.
Seperti apa kegiatan distribusi obat dan
alat kesehatan?
4.
Bagaimana tatacara pendistribusian obat?
5.
Bagaimana dengan pencatatan harian pengeluaran obat ?
6.
Apa saja kegiatan yang dapat dilakukan?
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Deskripsi
Distribusi
adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat,
terjamin keabsahan, tepat jenis dan jumlah secara merata dan teratur untuk
memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Distribusi obat dilakukan
agar persediaan jenis dan jumlah yang cukup sekaligus menghindari kekosongan
dan menumpuknya persediaan serta mempertahankan tingkat persediaan obat.
B.
Tujuan
Distribusi
1. Terlaksananya
pengiriman obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat
dibutuhkan.
2. Terjaminnya
mutu obat dan perbekalan kesehatan pada saat pendistribusian
3. Terjaminnya
kecukupan dan terpeliharanya penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan.
4. Terlaksananya
pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program kesehatan.
5. Efisiensi
pengeluaran dana di unit pelayanan kesehatan.
C.
Kegiatan Distribusi
Kegiatan
distribusi obat di Kabupaten/ Kota terdiri dari :
1. Kegiatan
distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum di
unit pelayanan kesehatan.
2. Kegiatan
distribusi khusus yang mencakup distribusi obat untuk :
a. Program
kesehatan
b. Kejadian
Luar Biasa (KLB)
c. Bencana
(alam dan sosial)
1)
Kegiatan Distribusi Rutin
Perencanaan
Distribusi
Instalasi
Farmasi Kabupaten/ Kota merencanakan dan melaksanakan pendistribusian obat ke
unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya serta sesuai kebutuhan. Untuk itu
dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
a.
Perumusan stok optimum
Perumusan
stok optimum persediaan dilakukan dengan memperhitungkan siklus distribusi
rata-rata pemakaian, waktu tunggu serta ketentuan mengenai stok pengaman. Rencana
distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasuk rencana tingkat
persediaan, didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap jenis obat di setiap
unit pelayanan kesehatan. Penghitungan stok optimum dilakukan oleh Instalasi
Farmasi Kab/Kota. Contoh Perhitungan :
Stok
optimum = pemakaian obat dalam satu periode tertentu + stok pengaman + waktu
tunggu.
1.
Pemakaian waktu tertentu = 2500 tablet (
a )
2.
Stok Pengaman (Buffer stock) 10 % = 250
tablet ( b )
3.
Sisa stok per 31 desember = 100 tablet (
d )
4.
Waktu tunggu (Lead time) 10 % x 2500 =
250 tablet ( c )
STOK OPTIMUM = ( a + b + c )
= 2500 + 250 + 250 = 3000 tablet
PERMINTAAN = ( a + b + c ) – d
= ( 2500 + 250 + 250 ) – 100
= 2900 tablet
Pada akhir periode distribusi akan
diperoleh persediaan sebesar stok pengaman di setiap unit pelayanan kesehatan. Rencana
tingkat persediaan di IFK adalah rencana distribusi untuk memastikan bahwa
persediaan obat di IFK cukup untuk melayani kebutuhan obat selama periode
distribusi berikutnya. Posisi persediaan yang direncanakan tersebut di harapkan
dapat mengatasi keterlambatan permintaan obat oleh unit pelayanan kesehatan
atau pengiriman obat oleh IFK Kabupaten/ Kota.
b. Penetapan
frekwensi pengiriman obat ke unit pelayanan
Frekuensi
pengiriman obat ke unit pelayanan ditetapkan dengan memperhatikan :
1.
Anggaran yang tersedia
2.
Jarak dan kondisi geografis dari IFK ke
UPK
3.
Fasilitas gudang UPK
4.
Sarana yang ada di IFK
c. Penyusunan
peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman
Agar
alokasi biaya pengiriman dapat dipergunakan secara efektif dan efisien maka IFK
perlu membuat peta lokasi dari unit-unit pelayanan kesehatan di wilayah
kerjanya. Hal ini sangat diperlukan terutama untuk pelaksanaan distribusi aktif
dari IFK. Jarak (km) antara IFK dengan setiap unit pelayanan kesehatan
dicantumkan pada peta lokasi. Dengan mempertimbangkan jarak, biaya transportasi
atau kemudahan fasilitas yang tersedia, dapat ditetapkan rayonisasi dari
wilayah pelayanan distribusi.
Disamping
itu dilakukan pula upaya untuk memanfaatkan kegiatankegiatan tertentu yang
dapat membantu pengangkutan obat ke UPK misalnya kunjungan rutin petugas
Kabupaten ke UPK, pertemuan dokter Puskesmas yang diselenggarakan di
Kabupaten/Kota dan sebagainya.
Atas
dasar ini dapat ditetapkan jadwal pengiriman untuk setiap rayon distribusi
misalnya ada rayon distribusi yang dapat dilayani sebulan sekali, ada rayon
distribusi yang dapat dilayani triwulan dan ada yang hanya dapat dilayani tiap
enam bulan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Membuat daftar rayon dan
jadwal distribusi tiap rayon berikut dengan nama unit pelayanan kesehatan di
rayon tersebut lengkap dengan nama dokter Kepala UPK serta penanggung jawab
pengelola obatnya.
2)
Kegiatan Distribusi Khusus
Kegiatan
distribusi khusus di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota dilakukan sebagai
berikut:
a.
Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota dan
pengelola program Kabupaten/ Kota, bekerjasama untuk mendistribusikan
masing-masing obat program yang diterima dari propinsi, kabupaten/ kota.
b.
Distribusi obat program ke Puskesmas
dilakukan oleh IFK atas permintaan penanggung jawab program, misalnya
pelaksanaan program penanggulangan penyakit tertentu seperti Malaria, Frambusia
dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program
kepada IFK Kabupaten/ Kota tanpa melalui Puskesmas, maka petugas yang
bersangkutan harus membuat permintaan dan laporan pemakaian obat yang diketahui
oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
c.
Obat program yang diberikan langsung
oleh petugas program kepada penderita di lokasi sasaran, diperoleh/diminta dari
Puskesmas yang membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat,
bilamana ada sisa obat harus dikembalikan ke Puskesmas yang bersangkutan. Khusus
untuk Program Diare diusahakan ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang
penyediaannya diatur oleh Puskesmas.
d.
Untuk KLB dan bencana alam, distribusi
dapat dilakukan melalui permintaan maupun tanpa permintaan oleh Puskesmas.
Apabila diperlukan, Puskesmas yang wilayah kerjanya terkena KLB/Bencana dapat
meminta bantuan obat kepada Puskesmas terdekat.
D.
Tata Cara Pendistribusian Obat
1. IFK
Kabupaten/ Kota melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas dan di wilayah
kerjanya sesuai kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan.
2. Puskesmas
Induk mendistribusikan kebutuhan obat untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas
Keliling dan Unit-unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah
binaannya.
3. Distribusi
obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari IFK ke Puskesmas Pembantu
sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan Kepala Puskesmas
yang membawahinya. Tata cara distribusi obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat
dilakukan dengan cara penyerahan oleh IFK ke Unit Pelayanan Kesehatan, pengambilan
sendiri oleh UPK di IFK, atau cara lain yang ditetapkan oleh Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/ Kota.
4. Tata
cara pengiriman obat ke unit pelayanan kesehatan dapat dilakukan dengan cara
penyerahan yaitu pengiriman dan pengawasan. Pengiriman obat dilakukan oleh farrnasi.
Cara lain adalah dengan pengambilan bila puskesmas/rumah sakit mengatur sendiri
pengabilan obat dari gudang farmasi.
5. Obat-obat
yang akan dikirim ke puskesmas atau rumah sakit harus disertai dengan dokumen
penyerahan atau pengiriman obat.
6. Sebelum
dilakukan pengepakan atas obat yang akan dikirim maka perlu dilakukan pemeriksaan
terhadap,
a) Jenis
dan jumlah obat
b) Kualitas
atau kondisi obat
c) Isi
kemasan, kekuatan sediaan
d) Kelengkapan
dan kebenaran dokumen obat
7. Tiap
pengeluaran obat dari gudang farmasi harus segera dicatat pada kartu stock dan
kartu stock induk obat serta buku harian pengeluaran obat.
E.
Pencatatan Harian Pengeluaran Obat
Obat
yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan dibukukan pada Buku Harian
Pengeluaran Obat sesuai data obat dan dilakukan dokumentasi.
F.
Fungsi
Sebagai
dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran, baik mengenai data obat maupun
dokumen yang menyertai pengeluaran obat tersebut.
G.
Kartu Rencana Distribusi
Fungsi :
a.
Sebagai lembar kerja bagi penyusunan
rencana distribusi dan pengendalian distribusi
b.
Sebagai sumber data dalam melakukan
kegiatan distribusi ke unit pelayanan
Kartu Rencana
Distribusi terdiri dari :
¡ Bagian
A Ekspedisi.
¡ Bagian
B Kartu/Buku monitoring distribusi per UPK.
Pencatatan Harian Pengeluaran Obatàdokumen
yang memuat catatan pengeluaran baik data obat maupun dokumen yang menyertai
H. Informasi yang didapat
1.
Data obat yang dikeluarkan, nomor dan
tanggal dokumen yang menyertainya.
2.
Unit penerima obat.
I. Manfaat
Informasi yang didapat
Sebagai
sumber data untuk perencanaan dan pelaporan.
J.
Kegiatan yang harus dilakukan
Lakukan
pengisian sesuai petunjuk pengisian.
1. Petugas
penyimpanan dan penyaluran mengelola dan mencatat pengeluaran obat di Buku
Harian Pengeluaran Obat (Formulir IV).
2. Buku
Harian Pengeluaran Obat memuat semua catatan pengeluaran obat, baik mengenai
data obat maupun catatan dokumen obat tersebut.
3. Buku
Catatan Harian Pengeluaran Obat ditutup tiap hari dan dibubuhi paraf/tanda
tangan Kepala IFK.
4. Kolom
buku harian pengeluaran obat diisi sebagai berikut:
a. Nomor
urut sesuai dengan pengeluaran obat
b. Tanggal
pengeluaran barang
c. Nomor
tanda bukti pengeluaran baik yang berupa surat kiriman dan tanggal dokumen
tersebut
d. Nama
perusahaan pengirim
e. Jumlah
item obat
f. Total
harga
g. Keterangan
BAB
III
PENUTUP
a. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat disimpulkan dalam
makalah yang membahas mengenai distribusi obat dan alat kesehatan di ifk provinsi,
kabupaten/kota adalah,
1. Perencanaan distribusi terbagi menjadi dua yaitu
reguler dan khusus
2.
Tata cara
distribusi :
-
Distribusi à Puskesmas dan Rumah Sakit di wilayah kerjanya.
-
Puskesmas
Induk mendistribusikan Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-unit
Pelayanan Kesehatan lainnya.
-
IFK bisa langsung mendistribusikan ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan
kondisi.
-
Pull
distribution atau push distribution.
- Obat-obatan
yang akan dikirim sertai dengan dokumen penyerahan/pengiriman obat.
- Sebelum pengepakan
obat-obatan yang akan dikirim, lakukan pemeriksaan.
-
Tiap
pengeluaran obat dicatat pada kartu stok obat dan kartu stok induk obat serta
Buku Harian Pengeluaran Obat.
3. Distribusi
obat dilakukan agar persediaan jenis dan jumlah yang cukup sekaligus
menghindari kekosongan dan menumpuknya persediaan serta mempertahankan tingkat
persediaan obat.
b. Saran
Demikianlah
hasil pembahasan dalam makalah sekaligus laporan mengenai Distribusi Obat dan
Alkes IFK Kabupaten/Kota , diharapkan pembaca sekalian dapat
memaklumi apabilah masih terdapat kekurangan dalam pembuatan makalah ini.
Pembaca sekalian yang menjadikan makalah ini sebagai panduan dalam membuat
makalah selanjutnya, maka diharapkan dapat melengkapi referensi yang berkaitan
dengan bahasan.
Kritik dan saran dari pembacapun sangat kami harapkan, guna perbaikan dimasa
mendatang. Akhir kata kami ucapkan terimakasih.
DAFTAR PUSTAKA
Materi Pelatihan Manajemen Kefarmasian di instalasi
Farmasi Kabupaten/Kota.2010.
Direktorat
bina obat publik dan perbekalan kesehatan Direktorat jenderal bina kefarmasian
dan alat kesehatan Kementerian kesehatan RI.
Bekerja sama dengan japan International Coorperation
Agency (JICA).
Manajemen Farmasi dan
Administrasi Farmasi SMF.
Terimakasih kak Artikel Distribusi nya sangat membantu dan mudah dipahami
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat, terjamin keabsahan, tepat jenis dan jumlah secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Distribusi obat dilakukan agar persediaan jenis dan jumlah yang cukup sekaligus menghindari kekosongan dan menumpuknya persediaan serta mempertahankan tingkat persediaan obat.